Изкуството на дълбокото натрупване

След два часа не можем да направим това, не ми дава никаква надежда. Кристин Видмайър дава само един поглед, за да оцени ситуацията. Ние сме изправени пред новия случай, местопрестъплението е моето бюро, виновникът съм аз. Гледаме купчините върху, под и до масата, тези планини от хартия, които постоянно нарастват през последните няколко месеца и години. Тези планини ми се струват непоколебими. За Widmayer, от друга страна, аз съм по-лесен случай. Тя е видяла много офиси, в които дори не се виждаше пода. В два часа на треньор, тя ми обещава, хаосът няма да бъде напълно ясен, но тя ще работи с мен, за да разработи някаква система за избягване на стака за бъдещето.

Службата за сортиране на офиси на Кристин Видмайер www.absolut-sortiert.de се нарича от по-големите компании и от самостоятелно заетите лица и всички те имат един и същ проблем: купчината хартия на бюрата им са се увеличили над главите им. Widmayer им помага отново. Някои ги резервират за два часа като мен, други за 20, или само за няколко седмици. Най-лошият й случай беше адвокат, чийто секретар бе оставил офис пълен с купчини. Четири седмици, казва Уидмайър, едва излезе от стаята. Тя е квалифициран библиотекар и е работила като ръководител на проекти, знае пътя си към сортирането на стратегии. И почистването на нещата от другите е много по-лесно от притежаването им, защото вие сте настрана.

Поддържането на реда дава работно време

Чувствам се по-добре веднага щом ми каже, че самата тя е доста хаотична веднъж. И доклад: От последния ми данък, в който претърсих прашните купчини цял ден в търсене на касови бележки. За забравената проверка, която ми беше приятно да открия, и за дамата в банката, която на следващия ден не само отказа да осребри чека, но го погледна като стара кост. Тогава започнах да сънувам празен плот на масата, подаване на документи и данъчна декларация без стрес.

"Средно прекарваме 20% от работното си време при търсенето," казва Widmayer. Алармиращ номер. В една седмица това е цял работен ден, за една година 50 дни! Доста време, което мога да използвам за други неща. Психологически, казва Видмайър, също така е изключително полезно да дойдеш до бюрото сутрин, на което лъжи нищо или само списъкът с задачи. Това също така избягва това осакатяващо чувство, което познавам твърде добре: човек не знае какво да прави, първо се изправя отново, за да направи чай и е по-отчаян, ако се върнеш на масата едва чашата намира.

На моето бюро Widmayer разпознава няколко следи от опитите, но някак си да установи ред: Висящ рафт, който прелива. Две кутии за писалка, в които се съхраняват всичко друго освен писалки. Срам ме е малко, когато трябва да вдигна чекмеджетата на контейнер за ролки и се натъкнем на двугодишна пукнатина на бисквити. Но Кристин Вийдмайър ме успокоява: аз съм също толкова разхвърлян, колкото повечето други. "Ние просто не сме родени, за да поддържаме реда", казва тя, "отчасти защото сме склонни да отлагаме и второ, защото просто не знаем къде да го сложим."

Така че най-важното е да се създаде система, която да работи. Да намериш място за всичко, което свършва на бюрото. На мен ми е дадена домашна работа: През уикенда трябва да погледна купчините си, да взема всяко парче хартия в ръката си и да мисля за това, което искам да правя с него, колко често трябва да го посетя и къде най-добре да се съхранява документът. Научавам, че първата стъпка в елиминирането на стакове е да се натрупат нови стекове, системни стакове. Пакети с категории "Изхвърлете", "Дайте", "Подаване", "Все още работите".

Седмица по-късно, когато се върне Кристин Видмайър, тя изглежда още по-объркана на пръв поглед, отколкото преди, защото етажът на кабинета ми е покрит с нови стекове. Имаше доста, защото създадох още няколко категории, когато сортирах, например "чете още", "букви", "архивиране на информация" или "снимки".

Простите инструменти улесняват организирането на нещата

Следващата стъпка е да подредите стаковете. Заедно мислим кои организационни инструменти са най-добри за мен: плосък рафт? Пощенски кутии? Висящи файл? Папката на бюрото или може би предпочитате файлове с настройки? Въпроси, за които никога не съм мислил преди. "Всеки трябва да открие за себе си коя система е най-подходяща за тях", казва Widmayer. Но тя препоръчва няколко основни неща. Например входяща пощенска кутия, така че да можете предварително да структурирате всичко, което идва. Подвижен контейнер за текущи проекти, които могат да бъдат сортирани в премахнати файлове.Тя е и голям фен на тези полупрозрачни очистители, където можете да поставите няколко листа - много прост, но ефективен инструмент, особено ако залепите пост върху горния лист и запишете какво има в него и какво се случва с него трябва.

Аз избирам папката за текущи проекти, за старши колектори за по-стари документи и класически дебели файлове. В бъдеще трябва да преглеждам документите си веднъж седмично. "Редът не е условие", предупреждава тя, преди да напусне отново и да ме остави сама с новата ми система, "трябва да работиш постоянно срещу хаоса."

Да видим дали работи. Ако не, все още мога да имитирам някой от техните клиенти в някакъв момент: той вече не вдига нещата си, но има ъгъл в изследването на Кристин Видмайър. Тя съхранява всички свои документи, подготвя данъка за него. И когато той се нуждае от нещо, той никога не трябва да търси, просто се обадете.

Службата за сортиране на офиси на Кристин Видмайер "абсолютно сортирана" предлага индивидуални съвети за организацията на офиса в района на Берлин-Бранденбург. Цени и информация на www.absolut-sortiert.de.

Затова поръчайте на бюрото

Какво можете да направите след две минути: Направете го! В противен случай залепете Post-It върху него и запишете какво искате да направите с него.
Всичко, от което се нуждаете бързо и често, трябва да бъде наблизо, а другите документи могат да бъдат намерени във висящи файлове в ролкови контейнери или във файлови папки на рафтовете, например.
Всичко, което лежи на плоски места, заема много място. По-добре: съхранявайте вертикално, в окачени файлове или папки за съхранение. Предимството на настройката на папките: Те не разполагат с отвори и кукички отстрани, така че лесно можете да ги поставите в джоба си и да вземете със себе си.
Ако сте свикнали да проверявате пощенската кутия всеки ден, можете да спестите много време: в първата кошница, всичко ново, във втората кошница, текущите проекти и в долната част на готовите документи, които могат да бъдат изпратени в пощенската служба ,
Чекмеджетата привличат хаос. Най-доброто използване само за офис консумативи като удар, Tesafilm, телбод и др. Кой иска още по-голям ред, може да получи и чекмеджета.
Не само разстройство, дори и лоши офис консумативи яде време! Например, някои се бият в продължение на години с половин дупка. Телбодът трябва да подшива, залепва лепилото, да реже ножиците, толкова банални, колкото може да звучи.
Страхотно за първата Vorstrukturieren са прозрачни покрития. На горния лист можете да залепите пост и да запишете какво има в него и какво трябва да се случи с него. За напреднали потребители: Втората публикация в горния ляв ъгъл на екрана ви напомня колко дълго трябва да работи тази работа. Така че можете да структурирате цял работен ден.
Изхвърляне: Какво може лесно да бъде възстановено и не е необходимо скоро да отиде в кофата. Това, което бихте искали да архивирате, е най-добре да се събира в папки с архиви или папки и ясно етикетирани.
Ако имате нужда от творчески хаос, лесно можете да преместите сцената: например, окачете на дъската таблото и съберете всичко, което ви вдъхновява. Някои също така поставят и творческо поле, което преглеждат при необходимост.
Ако работите със списъци със задачи, трябва да го използвате само ако е възможно. В случай на няколко работни места, списъците със задачи са достъпни в интернет (адрес виж уеб съвети).

Съвети за четене и сърфиране

За да прочетете повече: Anne Brunner: Pocket Power Меки умения: Ред в хаоса. Hanser Wirtschaft 2007, 5,90 Euro Юрген Курц: Почистен завинаги. 20% по-голяма ефективност в офиса. Gabal-Verlag 2007, 19,90 евро Сузан Рот: Току-що почистена! Победете хаоса в рамките на 24 часа с опростения метод. Campu Verlag 2005, 17.90 евро Кристофър Вайднер: Фън Шуй срещу хаоса на бюрото: без стрес и успешна работа. Rowohlt 2004, 9,95 евро

Връзки: - В www.bumptop.com (само преди Windows) можете да изтеглите програма, която превръща работния плот във виртуален десктоп. Документите и програмите са поставени на масата, бележките са прикрепени към стената, след това се залепват там, където ви трябват точно сега? като на истинско бюро. Съществува и функцията "подреждане", която обединява всички документи, подредени на виртуалния десктоп. Недостатък: Вие също трябва да преминете през него от време на време. -Безплатни онлайн списъци със задачи могат да бъдат намерени например на www.tadalist.com, www.todooo.com или www.rememberthemilk.com. Съвети за известни тласкачи могат да бъдат намерени например в придружаващия блог към книгата "Нещата се фиксират без искра на самодисциплина" (Катрин Пасиг, Саша Лобо, Rowohlt 2008, 19,90 евро) на адрес www.prokrastination.com. Интересен е принципът на самоуправление на GTD (Getting Things Done) от Дейвид Алън, повече на www.43folders.com. Самостоятелно заетите могат да намерят стратегии на www.freelanceswitch.com.