Как да организирате електронната си поща

"Почистване завинаги" е мотото на Юрген Курц, роден през 1965 г. Той съветва компаниите по "почистване". Той също така пише книги по темата. Новата е "почистена завинаги - дори цифрова", Gabal-Verlag, 128 страници, 19,90 евро.

© GABAL-Verlag

Г-н Курц, колко имейли са във вашата пощенска кутия? Юрген Курц: Толкова малко, че мога да ги уловя с един поглед. Сериозно, имейлите революционизираха и оптимизираха нашите комуникации преди много години. Но сега те са се превърнали във водач и мотивационен хищник. Това не е самата електронна поща, а неефективният начин за справяне с него. Често входящата поща се злоупотребява като списък със задачи.

Как да поправите това?

Както при организирането на осезаеми документи, някои трикове помагат отново да получат надмощие във входящата поща. Ако имейл адрес е просто забелязан, вместо да бъде обработен, той остава във входящата поща. Резултатът: Входящата кутия? Последващият преглед на имейлите в пощенската кутия, които вече са били отворени, но все още не са обработени, може да създаде стрес. Обработката е стратегия, която може да запази вашата пощенска кутия последователно тънка или празна. Има пет стъпки за обработка: изтриване, препращане, архивиране, редактиране или планиране. Ако отидете с всяко електронно писмо на една от тези стъпки, ще получите общ преглед и ще имате хладна глава.

Има ли начин за предварително сортиране на имейли?

Да. Повечето програми имат съветник за правила. Така че можете например Оставете бюлетина да тече в отделна папка. Това малко намалява тълпата във входящата кутия и стреса се намалява. Защото като свободно бюро, ясна пощенска кутия дава добро усещане. Ако имате многобройни бюлетини, изпратени до вас или участващи в дискусионни форуми, най-добре е да създадете втори имейл адрес. Под gmx.de или web.de можете да направите това безплатно. Основният ви адрес ще бъде освободен от често възникващите рекламни имейли.

Кои ситуации обикновено оказват особено силно влияние върху нас?

Често това са дните след празника. Помага да се съгласите с колега, преди той да пресее пощенската кутия, така че вече да имаме някаква структура, когато се върнем. Или си давате ден, в който само редактирате пощенската кутия и уведомявате бизнес партньорите един ден по-късно. Така че можете бавно да се върнете и да получите преглед на задачите.

И в ежедневието?

Електронните писма са източник на стрес в ежедневието. Ние непрекъснато проверяваме входа или се разсейваме от звуков сигнал. Деактивирането на аудио и визуалните сигнали за получаване на електронна поща отнема натиска на нещата и ни помага да не бъдем непрекъснато прекъсвани. Това се отнася и за мобилни устройства, таблети и смартфони. Също така е полезно да се обработват електронни писма в блокове няколко пъти на ден. По този начин се задават времеви слотове, в които имейлите могат да се редактират след една от петте стъпки. Между другото: Ако изпратите електронна поща, обикновено се качват нови имейли. Но новите писма означават нови отклонения. Задайте програмата да получава нови имейли само ако наистина искате. Така че можете да работите необезпокоявани и да се концентрирате по-добре върху текущата задача. Освен това можете напълно да изчистите входящата поща, без да рискувате да бъдете разсеяни от новите съобщения. Проактивната работа освобождава сили - който реагира само се разболява в най-лошия случай.



Кои предизвикателства правят лаптопа и сътрудничеството? Разбира се, неструктурирани файлове. Без значение дали е малък екип или голям отдел? Времето на търсенето отнема ценно време. Структурите за подаване на документи се развиват с течение на времето в много компании и продължават да нарастват. Всеки съхранява документите по най-добрия начин от своите познания и убеждения, където това изглежда най-логично. Но това, което един служител мисли, че е логично, следващият не трябва да разбира или да има смисъл за дълго време. През годините това води до дублиране на системите за регистриране и подпапки, които повдигат повече въпроси, отколкото помощ. Хаосът с данни е предварително програмиран. Не е тайна, че документите трябва да са спретнати. След това фристайлът трябва да използва еднаква структура, да формулира фиксирани правила на играта и да им се подчинява.

Звучи лесно ...

Но това не е така. Теорията и практиката са два различни свята. Миналата година проведохме проучване на ефективността на работата в сътрудничество с АКАД Hochschule в Лайпциг. В допълнение към използването и въздействието на средствата за комуникация в ежедневната работа, ние съсредоточихме вниманието си и върху комбинацията от ред и производителност. Резултатът от нашето изследване ясно показа, че те са пряко свързани. Без значение дали става въпрос за папка "Входящи" или за подаване на цифрови документи.



So Hyang - Emre Yücelen İle Stüdyo Sohbetleri #9 (Октомври 2021).



Почистете, организиране на работни места, електронна поща